Op en top efficiënt

Al 52 jaar is DCA een vaste waarde in de Belgische bouwsector. Wat ooit begon als een bedrijf gespecialiseerd in verhardings - en rioleringswerken, is doorheen de jaren uitgegroeid tot een organisatie met bijna 600 werknemers die infrastructurele, openbare en residentiële bouwprojecten aanpakt. Een grote speler dus, maar dat wil niet zeggen dat klanten er verloren lopen. Integendeel, benadrukt klantenbegeleider Mieke Mertens: “We zijn een vertrouwenspersoon van klanten, we staan voor hen klaar. Maar die diepgaande begeleiding is enkel mogelijk omdat Ziggu andere taken zo gemakkelijk maakt.”

Als de teams van DCA Woonprojecten aan de slag gaan met een nieuw bouwproject — als ontwikkelaar van eigen projecten of als aannemer bij andere —, dan keert één woord altijd terug: respect. Respect voor de omgeving waar de nieuwe appartementen zullen komen, voor de omwonenden van de bouwsite en uiteraard ook voor de woningkopers.

‍

Voor die laatsten zijn Mieke Mertens en haar vier collega’s verantwoordelijk. Het team van klantenbegeleiders zorgt ervoor dat elke koper persoonlijk wordt begeleid doorheen het volledige bouwproces. “Van zodra iemand een appartement aankoopt, luisteren wij als begeleiders heel goed naar de wensen en noden van deze persoon”, zegt Mieke. “Of de koper nu een investeerder is of een toekomstige bewoner van het project maakt voor ons niet uit; wij vinden dat iedereen dezelfde mogelijkheden en hoogstaande begeleiding moet krijgen.”

“Mensen geven veel geld aan hun woning, ik vind dat het dan een topprioriteit moet zijn van ons om hen op hun gemak te laten voelen en hun gerust te stellen”

Rompslomp voor de nieuwsbrief

Die hoogstaande begeleiding komt ongetwijfeld vooral omdat Mieke en haar collega’s voor elke koper een vertrouwenspersoon proberen te zijn. “We luisteren altijd heel goed naar de mensen, ze weten dat ze bij ons terechtkunnen. Als ik ergens een mogelijkheid zie om een klant beter te helpen, dan doe ik dat ook. Mensen geven nu eenmaal veel geld aan hun woning, ik vind dat het dan een topprioriteit moet zijn van ons om hen op hun gemak te laten voelen en hen gerust te stellen.”

Kopers op de hoogte houden en hen meenemen doorheen het bouwproces is daar dus een onderdeel van. Om dat te doen, verzond DCA tot twee jaar geleden om de drie maanden een nieuwsbrief naar kopers. “Maar dat was nogal een gedoe”, lacht Mieke. “Het was een rompslomp om die nieuwsbrief op te maken en uit te sturen. We staken er foto’s in, de projectleider schreef een tekstje, misschien nog iemand van de communicatiedienst ook. Maar tegen dat die nieuwbrief volledig af was, was de foto en de info alweer niet meer relevant.”

Korte maar krachtige updates

Met de nieuwsbrieven konden Mieke en haar collega’s helaas niet kort op de bal spelen of klanten goed op de hoogte houden van evoluties. Was het interne portaal misschien een oplossing om te communiceren met klanten? “We hadden inderdaad een eigen platform waar we alle goedgekeurde documenten opzetten van de klant”, vertelt Mieke. “Maar het had weinig functionaliteiten en was stilaan outdated. Het bleek te complex om dit platform zelf uit te breiden, dus zijn we op zoek gegaan naar iets anders. We zijn bij Ziggu terechtgekomen omdat hun portaal eigenlijk heel goed beantwoordde aan de noden die we als klantenbegeleiders hadden.”

De nieuwsbrief is nu volledig vervangen door de Newsfeed op Ziggu. “Een korte update of een foto delen met onze klanten is nu veel gemakkelijker en sneller, waardoor we het ook veel meer doen. Woningkopers kunnen het bouwproces veel beter volgen en moeten niet meer elke week naar de werf gaan kijken hoe het ervoor staat”, zegt Mieke. “Zelfs onze communicatiedienst maakt af en toe gebruik van Ziggu om eens iets te delen dat meer algemeen over ons bedrijf gaat of over een bepaalde actie die we steunen.”

“Door de snelle goedkeuringen via Ziggu kunnen wij en de andere teams ook meteen verder met iets anders. Ziggu heeft ons dus wel meer efficiëntie gebracht”

Goedgekeurd staat netjes

Maar Ziggu is niet alleen een gemakkelijke communicatietool, het is ook ideaal om documenten te delen tussen klanten, onderaannemers, werfleiders en elke andere partij die betrokken is bij het bouwproces. “Wij laden documenten op, klanten keuren die op het Ziggu-platform goed en wij krijgen meteen melding dat het in orde is. Ook de werfleider en onderaannemer worden automatisch op de hoogte gebracht. Iedereen heeft dus altijd het juiste, goedgekeurde document in handen.”

Mieke merkt dat klanten sneller documenten goedkeuren. “Als ik voor het weekend nog een reeks goed te keuren documenten online zet, dan heb ik tegen maandag dikwijls de meeste antwoorden al binnen. Dat komt omdat het erg gebruiksvriendelijk is voor onze klanten; we horen alleszins heel wat positieve reacties van hen hierover. En door deze snelle goedkeuringen kunnen wij en de andere teams natuurlijk ook meteen verder met iets anders. Ziggu heeft ons dus wel meer efficiëntie gebracht.”

‍

Twee grote projecten, één adviseur

Mieke en haar collega’s gebruiken Ziggu de hele dag door. “Het portaal staat van het begin tot het einde van mijn werkdag open”, zegt ze. Mieke heeft op dit moment twee projecten waar zij verantwoordelijk voor is. Eentje met 42 appartementen en eentje met 37; beide projecten zijn zo goed als volledig uitverkocht. Veel klanten om te begeleiden, dus. “Ik begeleid deze projecten in m’n eentje. Dat zou vroeger nooit mogelijk geweest zijn. Maar door die efficiëntie van Ziggu kan dat nu dus wel.”

Én Mieke kan ook meteen op een veel persoonlijkere en diepgaandere manier haar woningkopers begeleiden. “Omdat de verwerking van de administratieve kant zo vlot gaat, is er inderdaad meer tijd om écht naar mensen te luisteren. We hebben meer ruimte om met hen de verschillende mogelijkheden van hun wensen te bekijken of hen persoonlijker te helpen als er een probleem is met een betaling of als ze een bezorgdheid hebben.”

Wij willen aan onze klanten de beste ervaring geven. Als je dan een partner hebt die dat begrijpt en helpt om die ervaring te verbeteren, dan is dat heel fijn”

De beste ervaring is cruciaal

DCA werkt intussen anderhalf jaar met het Ziggu-platform. In die periode heeft het platform van Ziggu niet stilgestaan. Het team achter Ziggu brengt regelmatig nieuwe features uit waardoor het vlotjes meegroeit met de noden van klantenbegeleiders. “Ze voorzien functionaliteiten die echt nuttig zijn, waaraan je merkt dat ze naar hun klanten hebben geluisterd”, zegt Mieke daarover.

Als DCA zelf feedback geeft aan het team van Ziggu, dan “valt het ons ook op dat er heel snel een antwoord komt”, aldus de klantenbegeleidster. “Ze doen er iets mee of er wordt z’n minst geluisterd naar ons. Wij willen aan onze klanten de beste ervaring geven, iets wat vandaag de dag echt wel cruciaal is geworden. Als je dan een partner hebt die dat begrijpt en helpt om die ervaring te verbeteren, dan is dat heel fijn.”